Zatvaranje stavki u finansijskom knjigovodstvu

Prozor "Zatvaranje stavki"

Do pregleda "Zatvaranje stavki" dolazi se iz opcija glavnog menija programa "Finansijsko knjigovodstvo", na sledeći način "Pregledi - Zatvaranje stavki" ( vidi sliku ) ili klikom na dugme "Zatvaranje stavki" u osnovnom meniju.

Uslov koji mora biti zadovoljen kako bi pregled bio moguć, je da izaberete najpre vrstu analitike u polju "V:" a zatim izaberite konkretnu analitiku iz padajuće liste polja "A:", onu za koju želite dobiti pregled otvorenih stavki. Pregled se inicira klikom na dugme "Nađi".

Filter prozora "Zatvaranje stavki"

Filter pregleda "Zatvaranje stavki" sadrži sledeća polja i dugmad:

1. Od: i Do: - postavlja vremenski period od datuma do datuma u okviru kojeg se traži zatvaranje stavki.
2. (D:): - navodite određenu vrstu dokumenta glavne knjige (registrator). Izbor se vrši iz padajuće liste polja "D:".
3. (K:) - unesite odrđeni konto za koji želite pregled naloge a čije su stavke knjižene samo na datom kontu. Izbor se vrši iz padajuće lste polja "K:".
4. Vrsta analitike (V:) - po određenoj vrsti analitike (komitent, organizaciona jedinica, radnik,...), izbor se vrši iz padajuće liste polja "V:".
5. (A:) - po konkretnom članu skupa za određenu analitiku, izbor se vrši iz padajuće liste polja "A:" za vrstu analitike.
6. Veza: - unosi se podatak iz polja "Veza:" unet u isto polje u stavku naloga za knjiženje. Biće izlistana sva knjiženja sa istim podatkom u polju veza. U pregledu i to direktno u spisku a ne samo u editoru, moguće je editovati podatke u koloni "Veza", u koloni koja sadrži datum valute plaćanja "Valuta" i koloni Opis.
7. Stavke: - Ovo polje ima tri vrednosti: Otvorene, Zatvorene i Sve. U zavisnosti koja opcija od ponuđenih se izabere u pregldu će se videti otvorene, zatvorene ili sve fakure.
8. Polje za potvrdu Sa deviz.: - ukoliko je potvrđeno u procesu zatvaranja stavki će se uzeti u obzir i one sa deviznim delom.
9. Polje za potvrdu Prikaz dev.: - ukoliko je potvrđeno u pregledu daje i prikaz kolona koje se odnose na devizni promet - prikazuju se dugovna i potražna kolona sa devizama.
10. Polje za potvrdu Bez konta: - ukoliko je potvrđeno obezbeđuje da se zatvaraju stavke bez kontrole veze u njima, tako da je moguće zatvoriti i stavke koje nemaju istu vezu. Ovaj postupak nije u skladu sa Zakonom o računovodstvu pa treba usaglasiti veze.
11. Polje za potvrdu Sa automat: - kada je potvrđeno prikazuju se sve automatski zatvorne stavke.
12. Polje za potvrdu Maks. - kada je potvrđeno menja izgled prozora tako što će napraviti više mesta za spisak stavki (staje više redova u prozor), ali će zato donji deo prozora koji prikazuje sadržaj selektovane stavke biti uklonjen kako bi stalo više redova.
13. Polje za potvrdu Ručno - kada je potvrđeno stavke se mogu ručno zatvarati.
14. Polje za potvrdu Hrono - kada je potvrđeno koristi se hronološke kursne liste za stavke sa devizama.
15. Prikaz naloga - tri radio dugmeta za pregled naloga u smi sl. njihovog knjiženja: prikaz samo proknjiženih, prikaz samo neproknjiženih i prikaz svih naloga tj. i proknjiženih i neproknjiženih.

Dugmad prozora "Zatvaranje stavki"

Dugme "Opcije"

Klikom na dugme "Opcije" otvara se dijalog prozor za definisanje uslova za stavke, čime se sužava kriterijum pretraživanja (izlistavaju se one stavke koje ispunjavaju te uslove koji se odnose na iznose dugovne/potražne strane, datum ili datum kada je nastala određena stavka) (vidi sliku) Opcije prikaza analitike - šifra ili naziv.. Definišu se datum, minimum dugovne i potražne strane, broj dana za koji je prekoračen rok plaćanja. Polje za potvrdu "ne kontrolisati konto kod zatvaranja" služi da bi se njegovim aktiviranjem kontrolisala samo veza u stavkama naloga glavne knjige a koji se odnose na navedenu anlitiku. Polje za potvrdu "zatvori stavke sa kontrolom deviznog dela" utiče na to da se prilikom zatvaranja stavki uzmu u obzir i one koje u sebi sadrže konta na kojima je knjižen devizni promet.

Dugme "Zatvori"

Zatvaranje stavki se vrši klikom na dugme "Zatvori", (vidi sliku).

Dugme "Zatvori po vezi"

Klikom na dugme "Zatvori" eksplicitno se zatvaraju sve stavke po vezi, (vidi sliku).

Automatsko zatvaranje stavki

Kroz prozor "Zatvaranje stavki" moguće je pregledati i zatvarti otvorene stavke na dva načina:

1. Automatski
2. Ručno (štikliranjem ček polja "Ručno")

Izaberite najpre vrstu analitike u polju "V:" a zatim izaberite konkretnu analitiku iz padajuće liste polja "A:", onu za koju želite dobiti pregled otvorenih stavki. Pregled inicirate klikom na dugme "Nađi". Program će prilikom iniciranja stavki automatski zatvoriti sve otvorene stavke i obeležiti ih parovima cifara.

Otvorene stavke da bi bile automatski zatvorene moraju ispunjavati sledeće uslove:

1. Iznosi u kolonama Duguje i Potražuje potpuno jednaki
2. Podaci u parovima polja "Veza" moraju biti jednoznačni

Ručni postupak zatvaranje stavki

Kod ručnog zatvaranja obeleže se stavke koje se žele ručno zatvoriti. One koje su vezane moraju se najpre razvezati. Kliknte desnim klikom miša na red sa vezanom stavkom. Kada se stavke zatvaraju na ovaj način u koloni koja ukazuje na status stavki, ispred rednog broja para stavki kod kojih je ovaj broj isti pojavljuje predznak minus (npr. -1), (vidi sliku).

Kako smo ranije definisali, stavke će biti automatski zatvorene samo kada su zadovoljeni sledeći uslovi:

1. Iznosi u kolonama Duguje i Potražuje potpuno jednaki
2. Podaci u parovima polja "Veza" moraju biti jednoznačni

Ukoliko samo jedan od ova dva uslova nije zadovoljen, stavke se moraju zatvarati ručno, ili se podaci moraju usaglasiti u nalozima za knjiženje kako bi automatsko zatvaranje bilo moguće.

Prvi slučaj

Kada imate slučaj da je prvi uslov zadovoljen, tj. dugovna strana stavke 1. je jednaka potražnoj strani stavke 2., (moguća je i kombinacija više stavki čiji su zbirovi dugovne i potražne strane jednaki), ali nije zadovoljen drugi uslov gde podaci u parovima polja "Veza" nisu isti ili su ta polja prazna, morate usaglasiti podatke u polju "Veza". Polje "Veza" u svim stavkama je editabilno i u njega unesite isti sadržaj da veza bude jednoznačna. Zatim kliknite na dugme "Nađi". Korigovane otvorene stavke će biti automatski zatvorene.

Drugi slučaj

U drugom slučaju oba uslova za automatsko zatvaranje stavki nisu zadovoljena. Dugovna i potražna strana se razlikuju za svega 0,02 RSD i polje veza nije jednoznačno odnosno ne postoji veza između ova dva knjiženja.

Prvo usaglasite polja za vezu. Zatim štiklirajte ček polje "Ručno" i levim klikom miša izaberite oba reda. Saldo je 0,02 rsd. i kliknite na dugme "Zatvori". U koloni pregleda "Zatv." koja pokazuje status stavki, sada se ispred rednog broja para stavki kod kojih je ovaj broj isti, pojavljuje predznak minus. Ovim su stavke ručno zatvorene.