Specifikacija gotovinskih računa u KUF i knjiženje u GK

Često se javlja potreba da se neka neplanirana ili hitna nabavka dobara manje vrednosti plati u gotovini. Zaposleni ili vlasnici firme obave nabavku u momentu kada se za njom javi potreba. Primera ima mnogo: gorivo za vozila, taksi prevoz, fotokopiranje i kancelarijski materijal se često plaćaju u gotovini. Ima i slučajeva kada se nabavka dobara obavlja u maloprodaji kako bi se zadovoljile potrebe kupca uvek kada za poručivanje i nabavku iz veleprodaje nema vremena - ugostiteljski objekti, ketering, ... U knjizi ulaznih faktura evidentiraju se kao trošak fakture nabavki za gotov novac koje mogu biti osnov za odbitak prethodnog PDV-a.

Preduslovi i osnovna podešavanja

Za evidenciju gotovinskih računa i tom prilikom nabavljenih dobara neophodna su izvesna podešavanja osnovnih podataka i vrsta dokumenata. Najpre treba uvesti novu vrstu analitike. Iz glavnog menija birajte opciju "Osnovni podaci - Analitike" kako biste formirali novu vrstu analitike "Specifikacija - gotovinski računi". Za novu vrstu analitike unesite analitike po mesecima, ( vidi sliku ) .

Iz glavnog menija birajte opciju "Opcije -> Opcije programa ...", i u listiću "Zaštita" potvrdite opciju "Obavezan unos PIB-a na komitentu", ( vidi sliku ) . Unos PIB-a će biti obavezan prilikom unosa svakog novog komitenta.

Zatim otvorite listić "Osnovni podaci" i u sekciji "Komitenti" odčekirajte opciju "Jednoznačan PIB". Ovo će nam omogućiti da i ogranci komitenata imaju isti ali i različit PIB od centrale, ( vidi sliku ) .

Kako biste odvojili promet na karticama komitenta na bezgotovinski i gotovinski, potrebno je da za svakog komitenta od kojeg dobijate gotovinske račune formirate ogranak koji ćete pripojiti centrali. Dodajte novog komitenta koji će imati istovetne podatke kao i centrala i kliknite na dugme sa znakom plus kako biste ogranak dodelili centrali, ( vidi sliku ) . Zatim za ogranak postavite internu povezanost na "Interni" kako bi se prilikom pregleda stanja komitenta (centrale) iz kartice isključile gotovinske transakcije.

Potrebno je i da u organizacionoj strukturi firme otvorite pomoćnu blagajnu i nazovete je "Blagajna gotovine zaposlenima", ( vidi sliku ) .

U vrstama dokumenata za tip dokumenta "Nalog blagajne za isplatu" otvorite novu vrstu naloga blagajne "Razduženje dobavljača-gotovinski računi" i dodelite ga pomoćnoj blagajni "Blagajna gotovine zaposlenima" a za sredstvo plaćanja postavite "Gotovina", ( vidi sliku ) .

U vrstama dokumenata za tip dokumenta "Nalog blagajne za uplatu" otvorite novu vrstu naloga blagajne "Zaduženje zaposlenih-gotovinski računi" i dodelite ga pomoćnoj blagajni "Blagajna gotovine zaposlenima" a za sredstvo plaćanja postavite "Gotovina", ( vidi sliku ) .

Evidencija i specifikacija gotovinskih računa u KUF

1. Zavođenje gotovinskog računa sa fiskalnim isečkom - Zavedite fiskalni isečak i gotovinski račun koji glasi na firmu u knjigu ulaznih faktura KUF, ( vidi sliku ) .

   

   KUF - Zavođenje gotovinskih računa.

   U listić "Analitika" obavezno unesite analitiku radnika koji je platio svojim novcem iznos gotovinskog računa, ( vidi sliku ) ;

   

   KUF - dodavanje analitike "Radnik".

2. Nalog blagajne za razduženje dobavljača i specifikaciju gotovinskih računa - Otvorite mesečni nalog blagajne za uplatu u pomoćnoj blagajni "Blagajna gotovine zaposlenima", ( vidi sliku ) .

   

   Nalog blagajne za isplatu - razduženje dobavljača.

   Evidentirajte zaduženje zaposlenog po gotovinskom računu, ( vidi sliku ) . Iz ovog naloga blagajne na kraju perioda (meseca) generisaćete specifikaciju gotovinskih računa kao dokument na osnovu kojeg ćete podizati novac sa tekućeg računa za isplatu zaposlenom koji je izvršio nabavku dobara svojim novcem. Svaki gotovinski račun zaveden u KUF za tekući mesec odmah evidentirajte kroz pomoćnu blagajnu "Blagajna gotovine zaposlenima" u nalog za isplatu "Razduženje dobavljača - gotovinski računi (RDGR);

   

   Stavke naloga blagajne za isplatu - razduženje dobavljača.

3. Podizanje gotovine sa tekućeg računa – Prilikom isplate, obično na kraju meseca potrebno je da u blagajni "Blagajna gotovine zaposlenima" štampate specifikaciju gotovinskih računa na osnovu koje ćete podići tačan iznos sa tekućeg računa firme i isplatiti ga zaposlenom koji je inicijalno plaćao nabavku. Specifikaciju gotovinskih računa štampate u nalogu za isplatu "Razduženje dobavljača - gotovinski računi", ( vidi sliku ) ;

   

   Štampa sepcifikacije gotovinskih računa.

4. Definisanje naloga za isplatu - Podizanje gotovine se vrši popunjavanjem naloga za isplatu i njegovom predajom u poslovnu banku. Poseban nalog za isplatu popunjavate na sledeći način: kao "Platilac" i "Primalac" navodi se preduzetnik odnosno pravno lice, a u "Svrhu isplate" unosi se fraza "Materijalni troškovi ili "Isplata po specifikaciji gotovinskih računa br.". Šifra plaćanja je 166. Šifra valute 941 ili RSD. U polje "Iznos" treba upisati zbir iz specifikacije gotovinskih računa zaokružen na 1 dinar (bez unosa para). Ukoliko upišete iznos na dve decimale sa parama, moraćete da popunjavate novi nalog, jer banka nije u mogućnosti da vam isplati pare (stote delove dinara). U polje "Račun platioca" upisujete broj tekućeg računa sa koga podižete gotovinu, a polje "Model" i "Poziv na broj" ostaju prazni;

5. Uplata gotovine u pomoćnu blagajnu - Sastavlja se nalog blagajni "Zaduženje zaposlenih-gotovinski računi (ZZGR)", ( vidi sliku ) .

   

   Uplata gotovine u blagajnu.

   Novac ulazi u pomoćnu blagajnu "Blagajna gotovine zaposlenima", ( vidi sliku ) ;

   

   Uplata gotovine u blagajnu - stavke.

6. Isplata gotovine zaposlenom koji je vršio nabavku – Sada iz blagajne može biti isplaćena gotovina zaposlenom koji je finansirao nabavku.

Pregledi gotovinskih računa u finansijskoj operativi

U pregledu "Stanje komitenata" možete izlistati dugvanja i potraživanja prema komitentima. Iz pregleda stanja komitenta potrebnoo je isključiti promet po gotovinskim računima. U tu svrhu smo ograncima komitenta (centrali), koji nam služe za evidenciju izdatih gotovinskih računa dali interni status. Prgled sa uključenom opcijom "Bez internih komitenata:", isključiće iz pregleda sve komitente koji imaju interni staus. Kako ogranci koji nam služe za evidenciju gotovinskih računa imaju interni status, neće biti prikazani u pregledu, ( vidi sliku ) .

U suprotnom, u pregled će ući i promet po gotovinskim računima, ( vidi sliku ) .

Knjiženje gotovinskih računa u finansijsko knjigovodstvo

Knjiženja u finansijsko knjigovodstvo sprovodite po redosledu zavođenja promena. Gotovinske račune knjižite kao i sve druge ulazne fakture pema vrsti i mestu troška. Ukoliko su gotovinski računi za nabavku materijala i robe, sa njima postupate isto kao i sa redovnim fakturama i izrađujete i knjižite ulazne kalkulacije. Naloge pomoćene blagajne "Blagajna gotovine zaposlenima" knjižite u finansijsko knigovodstvo iz "Dnevnika blagajne", ( vidi sliku ) . Dnevnik blagajne "Blagajna gotovine zaposlenima" se knjiži na poslednji dan u mesecu za koji je formirana specifikacija gotovinskih računa.

Na osnovu sprovedenog knjiženja u Finansijsko knjigovodstvo (GK) možete u pregledu "Višestruka analitika" dobiti sledeće preglede na kontima kratkoročnih obaveza prema zaposlenima, osnivačima i članovima društva:

• Knjiženjem dnevnika blagajne formiran je nalog tekućeg prometa koji se nalazi u onom registratoru kojeg ste naveli prilikom kreiranja kontne šeme za naloge blagajne u vrstama dokumenata. U našem slučaju nalog se nalazi u registratoru "NGK - Dobavljači - gotovinski računi", ( vidi sliku ) .

  

  Nalozi tekućeg prometa: Dobavljači - gotovinski računi.

• "Višestruka analitika" - unesite u višestruki filter analitiku po vrstama "Specifikacija - gotovinski računi" i "Radnik" i unesite konto kratkoročnih obaveza prema zaposlenima, osnivačima i članovima društva, kako biste izlistali specifikaciju gotovinskih računa po mesecima i radnicima. Potvrdite opciju "Prikaz stavki" da izlistate i pojedinačne gotovinske račune radnika, ( vidi sliku ) .

  

  Vešestruka analitika - .

• "Višestruka analitika" - unesite u višestruki filter vrstu analitike "Specifikacija - gotovinski računi" i unesite konto 4299 kako biste izlistali specifikaciju gotovinskih računa po mesecima, ( vidi sliku ) .

  

  Višestruka analitika - .

• Bruto bilans - Na sintetičkom kontu kratkoročnih obaveza prema zaposlenima, osnivačima i članovima društva možete pratiti specifikacije gotovinskih računa po mesecima. Potvrdite opciju "Šifra:" kako biste izlistali specifikacije gotovinskih računa po mesecima, ( vidi sliku ) .

  

  Bruto bilans - Sintetički konto kratkoročnih obaveza prema zaposlenima, osnivačima, ... sa analitikom.

Import gotovinskih računa iz eksterne evidencije u KUF

Ukoliko imate više organizacionih jedinica, više ogranaka ili jednostavno specifikaciju gotovinskih računa želite da evidentirate kao Excel dokument pa da ga zatim uvezete u Calculus 12, možete formirati posebnu Excel evidenciju na osnovu uputstva koje sledi. Tako formiranu specifikaciju možete importovati u Calculus 12. Za import gotovinskih računa u KUF kliknite na dugme "Datoteka" i iz padajuće liste izaberite stavku "Import – KUF". "Import – KUF", je podrazumevani Calculus 12 format. Dokument iz kojeg se vrši import je Excel .xls dokument ( 97 – 2003 Excel document ) ili Excel .xlsx dokument, koji u sebi mora sadržati stranicu sa nazivom "Sheet1" iz koje se čitaju podaci za import dokumenata.

Podaci koji se importuju čitaju se od prvog do petstotog reda Excel dokumenta i od prve do jedanaeste kolone koje predstavljaju sledeće podatke:

• | Vrsta dokumenta | Broj dokumenta | Datum | Valuta plaćanja | Valuta | Šifra komitenta | Naziv komitenta | Iznos | PDV stopa | PDV osnovica | PDV iznos |

Format kolona i njihova svrha u dokumentu za import je sledeća:

• Vrsta dokumenta – Šifra vrste dokumenta koji se importuje

• Broj dokumenta - Broj dokumenta koji se importuje

• Datum – Datum dokumenta koji se importuje

• Valuta plaćanja – Datum valute plaćanja dokumenta koji se importuje

• Valuta – Oznaka valute dokumenta koji se importuje

• Šifra komitenta – Šifra komitenta na dokumentu koji se importuje

• Naziv komitenta – Naziv koimtenta dokumenta koji se importuje

• Iznos – Iznos je ustvari suma osnovice i iznosa PDV-a datog zapisa koji se importuje u dokumentu za import, detaljnije objašnjenje dajem u napomeni na kraju opisa

• PDV stopaOznaka šifre grupe dažbina datog zapisa koji se importuje u dokumentu za import, detaljnije objašnjenje dajem u napomeni na kraju opisa

• PDV osnovica – Iznos osnovice poreza datog zapisa koji se importuje u dokumentu za import, detaljnije objašnjenje dajem u napomeni na kraju opisa

• PDV iznos – Iznos poreza datog zapisa koji se importuje u dokumentu za import, detaljnije objašnjenje dajem u napomeni na kraju opisa

Kolona "Iznos" je u suštini suma osnovice i iznosa PDV-a zapisa koji se importuje. Ukoliko postoji dokument sa više zapisa, importuje se prvi uneti zapis tog dokumenta sa njegovim iznosom. Kada se naiđe na sledeći unet zapis koji zapravo predstavlja podatke o drugoj tarifi tog istog dokumente, samo se ažurira iznos na postojećem importovanom dokumentu, tako što se na isti dodaje iznos sa "mlađeg" zapisa. U kolonama "PDV stopa", "PDV osnovica" i "PDV iznos" treba unositi podatke o iznosima osnovica i poreza po tarifi dokumenta. Kolone "Broj dokumenta", "Šifra komitenta" i "Naziv komitenta" su one po kojima se prepoznaje da li je jedan dokument predstavljen u više zapisa ( to je slučaj kada se podaci u ovim kolonama ponavljaju ).